如何规范医院设备管理?这家医院从5方面改进

医学装备是用于医学领域并具有明显专业特征的物资和装置的统称。它可以是单独或者组合使用于人体的仪器、设备、器具、材料或其他物品,包括所需软件。医学装备管理部门负责全院医学装备的购置、安装、验收、维修保养和质量管理等工作[1-2]。先进的医学装备是医院发展和提升服务水平的物质基础。随着医院规模的扩大和医学技术的快速更新,临床诊疗工作对设备要求越来越专业。在《三级综合医院评审标准(2011版)》中,涉及医学装备管理条款共16项,这说明规范医学装备管理工作对提高医院管理水平有重要作用[3-4]。但一直以来,西安医学院第一附属医院设备管理方式相对单一落后,急需规范化管理以满足现代化医院的要求。设备科结合医院等级评审契机,通过使用FOCUS-PDCA管理工具,在学习借鉴其他单位医学装备管理经验的基础上,对本院医学装备管理工作进行了改进,旨在对医学装备进行科学、规范管理,逐步提升医疗装备管理水平,取得了较好效果。

1“F”阶段:发现问题

医学装备管理主要包括医学装备的质量管理、采购管理、计量管理及设备档案管理等4个方面。该院设备科日常工作缺少信息化管理手段,在制度上和管理上与三级甲等医院条款要求有一定差距,未建立有效的医学装备动态管理档案,难以掌握医学装备配置和使用管理情况。

2“O”阶段:成立CQI小组(表1)

3“C”阶段:明确现状

(1)科室设备管理依赖于财务科资产管理系统,备用设备和学校购入设备未进入资产管理系统,部分设备新购入账和报废下账不及时,导致账实不符。

(2)血压计、加样枪等计量器具,按财务分类为低值易耗品,在资产管理系统中按数量管理,没有建立电子台账,无法掌握全院配置使用情况,阻碍了计量工作顺利规范的进行。

(3)设备管理信息化程度低,装备档案信息简单,设备标签没有唯一性编码,增加了资产核查难度,难以对全院设备分布进行统计和监管,同时对未维修或长期闲置设备没有建立动态记录。

4“U”阶段:根本原因分析

针对现状,召开CQI小组会议,展开讨论,找出原因[5]。见图1。

设备管理

图1 原因分析

5“S”阶段:提出改进方案

(1)根据 《三级综合医院评审标准(2011版)》 中相关条款逐条核对,找出差距,分配到人,设立预期目标。

(2)建立医疗设备资产基础档案,建立标准化分类方法和设备建账流程,档案信息要求包括资产购置基本信息、设备运行状态及维修使用情况。

(3)对学校入账医疗设备和科室备用机要核对实物后造册入账,纳入监管范围。所有医疗设备资产如遇院内调拨,严格按照账、卡、物相符原则建账。

6“P”阶段:计划阶段

(1)根据《三级综合医院评审标准(2011版)》要求,由组长负责、科室成员共同配合,改进设备管理制度和流程。

(2)对医疗设备实行全生命周期管理,重点核查档案完整情况、设备运转状态记录、维修响应记录等。

(3)完成全院医疗设备的核查,包括低值设备、学校入账设备以及其他备用设备。根据《WS/118-1999全国卫生行业医疗器械、仪器设备分类与代码》建立资产唯一码,生成设备资产标签并完成粘贴,科室台账清晰无误[6]。重点做好计量设备核查工作。

7“D”阶段:实施阶段

(1)通过科室成员努力,完善医疗装备管理制度及流程,对设备购置、论证、审批、验收及使用等环节做到责任明确,程序规范,制度完善。

(2)规范医学装备档案,根据医疗设备分类标准建立设备唯一编码,确定资产唯一性。分类中包含低值易耗品16类,固定资产类30类。同时,将全院资产根据使用风险分为(I类、II类、III类)3大类。

(3)清查全院医学装备,做到账物相符,利用医学装备管理软件生成资产条形码标签,并完成全院医学装备标签粘贴工作,做到设备账、卡、物相统一。通过管理系统,可以即时调取设备的购置、合同、验收、使用情况等信息,并对已报废但财务暂不能下账的设备状态给予“待报废”标记,保证资产动态管理的实现。

(4)在医学装备管理软件中建立设备维修模块,设备报修后,设备科人员立即响应,维修完成后在系统中录入维修工作内容,方便随时查询和统计工作量,也有助于其他成员进行问题分析和学习。

(5)在资产核查中,对学校招标购入及各科备用设备建立资产卡片,同时建立全院计量设备电子台账,从而为全院计量器具的管理提供便利条件[7]。

8“C”阶段:检查阶段

完善了医疗设备基础信息,建立了医疗设备电子台账和科室台账,账本交付科室负责人确认账物相符并签字。全院共建立51个科室的医疗装备账本。改进前,仅对固定资产建立台账,造成设备资产统计不全,资产核查后将科室备用机和低值设备(金额低于1500元)及学校入账设备纳入了管理范围。

同时,按照三甲评审要求,计量设备建立总台账及科室分台账,在资产清查中将财务资产管理系统中作为数量管理的计量器具统计入账,并补充完善器具编号,建立唯一资产编码。经核查,全院现有计量设备800余台(含新增管理272台)。设定设备检定周期,通过软件计量管理提醒,提前安排计量检定。

在维修管理方面,通过维修量统计可以查看近期各科室设备使用状态及维修情况,方便工程师制定维修计划,同时针对不同风险的设备安排预防性维修或计划性维修[8]。另外,可以通过软件直观查看工作量,若有更换配件的可同时进行材料计费,完成月底维修量和维修费用统计工作。

9“A”阶段:处理阶段

经过FOCUS-PDCA循环改进,一定程度上提高了医学装备管理水平。为了寻求更深入的发展,规定后期工作应分工明确、责任到人、反复循证:(1)执行整改后医学装备管理制度和流程;(2)定期进行交流学习,提高科室成员对医学装备管理的认识;(3)利用手持式终端每年至少进行1次资产清查和计量标识核对工作。

通过PDCA对医学装备管理工作进行持续改进,初显成效。建立了医学装备信息化管理档案,完成了全院资产清查,建立了账物三级管理制度,完善了计量器检定的精细化监管,同时对设备运行状态和维修状况实现了信息化追溯。实践证明,PDCA是一种合乎逻辑的工作程序[9]。为了实现医学装备的全生命周期管理,设备供应科全体成员将坚持应用PDCA,计划将设备申购、合同签订、到货验收、维护保养等过程的信息化管理作为下一个持续改进方向[10],全面提高医学装备信息化管理水平。

参考文献

[1] 赖东珍.综合性三级甲等医院生物医学工程科的科学管理模式及其发挥的作用[J].中国医学装备,2009(7):41-44.

[2] 路秀珍,贾瑜宾.加强医疗设备使用及管理适应医院现代化需要[J].中国水电医学,2002(4):61-64.

[3] 陶 菁,冯 锐,方 茜,等.我国综合医院等级评审方法研究[J].中国卫生质量管理,2013,20(3):46-48.

[4] 卫医管发〔2011〕33 号 三级综合医院评审标准(2011 版)[S].2011.

[5] 周益清.现代企业管理方法 PDCA工作方法研究[J].中国科技博览,2009(4):66-69.

[6] 中华人民共和国卫生部.WS/118-1999 全国卫生行业医疗器械、仪器设备(商品、物质)分类与代码[S].北京:中国标准出版社,1999.

[7] 高晓燕,李素敏,崔泽实.医学装备风险管理文献的计量研究[J].中国医学装备,2013,10(4):12-14.

[8] 任庆惠,张和华,尹 军.医学装备管理中规范物资清查的研究[J].中国医学装备,2016,11(13):125-127.

[9] 赵 玲,吴少敏.PDCA循环在医院管理中的应用[J].管理观察,2013(1):202.

[10] 尹传胜,李 涛,吉利侠.PDCA在医用设备管理中的应用[J].中国医学装备,2006(4):89-91.

原标题:运用PDCA提高医学装备管理水平